警備業を営むにあたり、忘れてはいけないのが「法定備付書類の整備」と「各種変更届・更新手続き」です。これらは警備業法及び関係法令に基づき義務づけられており、不備があると行政処分や認定取消につながる恐れがあります。日々の警備業務に追われる中で、つい後回しになりがちな部分ですが、まさに“適正な警備業”を行うための基盤となる重要事項です。
法定備付書類とは？
警備業者は、警備員名簿や教育計画書、教育実施簿、指導監督計画書、苦情処理簿など、法令で定められた書類を整備・保管しておく必要があります。これらは監督官庁の立入検査時に確認される対象であり、記録が不十分だったり、更新が滞っていたりすると指導や処分を受けることになります。
特に警備員教育に関する記録は、実際の教育が適正に実施されている証拠となるものであり、出勤簿等との整合性を確認されることもあります。不備があると「書面だけの教育懈怠」と見なされるリスクもあります。
各種変更届とその期限
警備業の認定を受けている会社が、役員の変更・営業所の移転などの変更があった場合、変更の日から10日以内や20日以内に変更届を提出しなければなりません。※原則10日、登記が絡むものは20日とイメージ
期限を過ぎてしまうと、行政指導の対象となるだけでなく、悪質と判断されれば認定の取消に発展することもあります。したがって、会社の体制に変更があった場合には、速やかに手続きを行うことが不可欠です。
更新手続きとその期限
警備業の認定は 5年間有効 であり、その後も事業を継続する場合は更新手続きが必要です。
更新申請の提出期限は、有効期限の満了日の30日前まで とされています。
ただし、申請書類の準備には役員の経歴書や登記簿謄本、欠格事由に該当しないことを証明する各種資料など、警備業の新規許可の際と同様の多くの書類が必要になります。直前に準備を始めると間に合わないことも多いため、半年～3か月前から準備を始めるのが安心です。
警備業認定証が廃止されたことにより、自動更新になったと勘違いしている警備業者もいるようですが、それは大きな誤りであり更新手続きは必須です。
更新を忘れて有効期間後に警備業務を実施した場合、未認定営業となり罰則を受けることとなります。
行政書士事務所RTSのサポート
行政書士事務所RTSでは、警備業の許可取得だけでなく、法定備付書類の整備、変更届の提出、許可更新の管理サポートまで一貫して行っています。
※自社の警備員指導教育責任者を中心に対応することが原則であります。
- 書類の整備・点検
- 提出漏れがないかのチェック
- 更新期限の管理と早めの準備
- 監督官庁対応のアドバイス
これらをサポートすることで、顧問先の警備会社は「不備なく、安心して本業に専念できる環境」を整えることができます。
警備業者を新たにM&Aを検討されている会社様に対しては、警備業に関するビジネスデューデリジェンス対応もしております。
まとめ
法定備付書類や各種届出・更新手続きは、警備業を適正に運営する上で欠かせない要素です。
- 変更届は変更の日から10日以内～20日以内
- 更新申請は許可満了日の30日前までに提出
この2つの期限を守ることが、適正な警備業を継続するための最低条件です。
行政書士事務所RTSでは、警備業の実務を知り尽くした専門家が、法令遵守と会社運営の両立を全力でサポートしています。もし自社の管理体制に不安がある場合は、早めに専門家にご相談いただくことをおすすめします。
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